Conseils sociaux: Affectation et utilisation des subsides

Vous trouverez, ci-après, une note relative à l’affectation et à l’utilisation des subsides sociaux rédigée par les Commissaires et Délégués du Gouvernement auprès des Hautes Ecoles et des Ecoles supérieures des Arts. Elle s’applique dès à présent à l’ensemble des établissements d’enseignement supérieur (cette note est également téléchargeable en format pdf en cliquant ici).

Affectation et utilisation des subsides sociaux

Les subsides sociaux sont réglementés par les articles 89 à 91 quater du décret du 5 août 1995 fixant l’organisation générale de l’Enseignement supérieur en Hautes Ecoles, les articles 58 à 60 quater du décret du 20 décembre 2001 fixant les règles spécifiques à l’Enseignement supérieur artistique organisé en Ecoles supérieures des Arts, par les articles 55 et 105, § 4 du décret du 7 novembre 2013 définissant le Paysage de l’Enseignement supérieur et l’organisation académique des études, les articles 22, alinéas 3 et 5 et 23 du décret du 21 septembre 2012 relatif à la participation et la représentation étudiante dans l’Enseignement supérieur et l’article 31 du décret du 30 janvier 2014 relatif à l’Enseignement supérieur inclusif.

Dans un souci de cohérence de l’utilisation de ces subsides, les considérations suivantes peuvent être émises :

Du Conseil social

Le Conseil social décide de manière souveraine des interventions selon les critères qu’il a définis. Sur chaque site, des responsables peuvent êtres désignés par lui afin d’exécuter ces décisions. Si une autre procédure d’urgence peut être envisagée, une ventilation de tout ou partie du montant global des subsides sociaux opérée le cas échéant entre les sites ne paraît pas conforme à l’article 90 du décret du 5 août 1995 et à l’article 59 du décret du 20 décembre 2001 précités.
Le Conseil social tient une comptabilité complète. Il lui revient de dresser son budget et d’arrêter ses comptes annuels. Il transmet au Commissaire-Délégué du ressort, avant le 31 mars, les comptes de l’année précédente ainsi qu’un rapport d’activités annuel.
A l’occasion de la présentation du projet de budget de l’exercice à venir, le Conseil social est tenu d’être informé, le cas échéant, de l’état des lieux des reports des montants non utilisés au cours des exercices précédents et de l’estimation du report de l’année en cours.

De l’utilisation des subsides sociaux

Les aides aux étudiants

Il convient de distinguer deux types d’aides aux étudiants:

D’une part les aides directes et individualisées qui sont octroyées aux étudiants dans le but de leur permettre de participer aux activités d’enseignement et autres organisées au sein de la Haute Ecole. Cette intervention est décidée au cas par cas en faveur des étudiants en difficulté et conformément aux critères d’octroi de l’aide sociale définis par le Conseil social, dans le respect de l’article 90 du décret du 5 août 1995 et de l’article 59 du décret du 20 décembre 2001 précités. Exemples: prêts sur l’honneur, aides financières directes (pour études, repas, loyers, frais de déplacement, etc.) avances sur bourses, etc.

D’autres part les aides indirectes ou collectives qui peuvent êtres octroyées pour des activités dans différents secteurs (culturels, sportifs, etc.) sur la base également de critères préalablement définis par le Conseil social. Exemples: vaccination, achat de livres pour un prêt à long terme, visites d’entreprises, etc.

Exemples d’autres aides collectives permises: aménagement de lieux autres que les locaux de cours qui permettent aux étudiants de se rencontrer entre eux, de bénéficier d’un relais wifi et de disposer de matériel informatique en libre accès, prêt de matériel informatique de dépannage ou à long terme, mise en place d’un logement d’urgence, intervention financière collective dans le coût de voyages/activités didactiques ou culturel(le)s, mise à disposition de locaux d’études pendant et en dehors des horaires d’ouverture de l’établissement, organisation de manifestations de prévention socio-sanitaires ou à caractère multiculturel ou favorisant l’intégration des étudiants et la solidarité entre eux, mise en place de services d’échanges locaux entre étudiants, achat et maintenance de défibrillateurs.

La définition des critères d’attribution des aides individuelles et les décisions d’octroi des aides collectives doivent faire l’objet d’une délibération du Conseil social.

Le fonctionnement et les aides collectives

Outre les aides aux étudiants et le fonctionnement du Conseil social, les subsides sociaux peuvent également être utilisés dans le cadre du fonctionnement d’un service social (exemples: engagement d’une assistante sociale, financement d’une brochure d’information, etc.), d’un restaurant et de homes estudiantins; dans le cadre d’une contribution à la construction, à la modernisation, à l’agrandissement et à l’aménagement des immeubles affectés à ces objets.

La dotation au Conseil des Etudiants (au minimum 10€ par an par étudiant régulier en base 2012 – cfr. également point 7) n’est libérée que lorsque le Commissaire-Délégué donne son visa après analyse des comptes et justificatifs de l’exercice comptable précédent.

Il serait souhaitable que la part consacrée à l’aide sociale individualisée – point 2.1 a. – représente au moins 60 % de l’utilisation des subsides sociaux, afin de rester dans l’esprit qui a présidé à leur instauration.

En vertu de l’article 105, § 4, du décret du 7 novembre 2013, les établissements d’Enseignement supérieur peuvent accorder à certains étudiants, à titre individuel, à charge de leurs subsides sociaux d’autres réductions des droits d’inscription par rapport à celle prévue en faveur des étudiants à revenus modestes visés au § 3 du même article.

Un établissement d’Enseignement supérieur peut transposer en dette(s) de l’étudiant envers le Conseil social, la (les) dette(s) éventuellement restante(s) de la part de ce dernier relatives aux droits d’inscription à l’égard de tout autre établissement d’Enseignement supérieur en Communauté française le jour de son inscription dont il est fait état à l’article 102, §1^er, alinéa 1^er, du décret du 7 novembre 2013, à charge dans ce cas pour le Conseil social de l’Etablissement d’apurer en place de l’étudiant la (les) dettes concernée(s) préalablement à la transposition dont question.

Les subsides sociaux peuvent être utilisés afin de rémunérer des étudiants jobistes pour des actions relevant des missions et de l’initiative du Conseil social ou pour des prestations générales effectuées par des étudiants bénéficiant d’une aide individuelle du même conseil. La prise en charge de prestations de jobistes effectuées hors de ces conditions précises est exclue.

En vertu à l’article 23 du décret du 21 septembre 2012 relatif à la participation et la représentation étudiante dans l’Enseignement supérieur, le Conseil social alloue les moyens octroyés au Conseil des étudiants en référence à l’article 22, alinéas 3 et 5 du même décret.

L’affectation de subsides sociaux à l’Enseignement supérieur inclusif est opérée en référence à l’article 31 du décret du 30 janvier 2014 relatif à cet enseignement (un minimum 5% du budget du Conseil social par an ou un minimum de 5% des budgets cumulés du Conseil social des trois dernières années).

En vertu de l’article 55 du décret du 7 novembre 2013 définissant le Paysage de l’Enseignement supérieur et l’organisation académique des études, un Conseil social peut décider de mettre à disposition d’un ou des Pôle(s) académique(s) dont il fait partie des moyens financiers pour la mise en œuvre d’initiatives visant à rencontrer les missions dévolues aux Conseils sociaux.

Il conviendrait de ne pas financer avec les subsides sociaux des activités s’écartant par trop de cet esprit et de réserver les subsides sociaux au financement d’activités et de besoins sociaux. Exemples d’activités non finançables avec des subsides sociaux: prise en charge du paiement d’enseignants dans le cadre de formation de type propédeutique, achat de matériel didactique, participation à des actions n’ayant aucune relation avec le programme d’études (actions Télévie, etc.).