Vous trouverez, ci-dessous, une note relative à l’affectation et à l’utilisation des subsides sociaux rédigée par les Commissaires et Délégués du Gouvernement auprès des Hautes Ecoles et des Ecoles supérieures des Arts. Elle sera d’application dès la rentrée 2022 pour l’ensemble des établissements d’enseignement supérieur (La note est également téléchargeable en version PDF en cliquant ici).
Affectation et utilisation des subsides sociaux
Les missions, la composition des Conseils sociaux et l’utilisation des subsides sociaux sont réglementés par les dispositions suivantes :
- Pour les Hautes Ecoles : les articles 28, 29, 31, 32, 36 à 41 du Décret du 21 février 2019 fixant l’organisation de l’enseignement en Hautes Ecoles ;
- Pour les Ecoles supérieures des Arts : les articles 58 à 60 quater du décret du 20 décembre 2001 fixant les règles spécifiques à l’Enseignement supérieur artistique organisé en Ecoles supérieures des Arts ;
- Les articles 55 et 105, § 4 du décret du 7 novembre 2013 définissant le Paysage de l’Enseignement supérieur et l’organisation académique des études,
- Les articles 22, alinéas 3 et 5 et 23 du décret du 21 septembre 2012 relatif à la participation et la représentation étudiante dans l’Enseignement supérieur ;
- L’article 31 du décret du 30 janvier 2014 relatif à l’Enseignement supérieur inclusif.
Il est rappelé la nécessité de communiquer à l’étudiant dès son inscription l’existence du Conseil social, ses modalités de fonctionnement, ses coordonnées ainsi que l’étendue des interventions possibles.
Dans un souci de cohérence de l’utilisation de ces subsides, les considérations suivantes peuvent être émises :
- Du Conseil social
a. Le Conseil social décide de manière souveraine des interventions selon les critères qu’il a définis au préalable. Au sein de l’établissement, des responsables peuvent être désignés par implantation afin d’exécuter ces décisions.
b. Le Conseil social tient une comptabilité complète. Il lui revient de dresser son budget au plus tard pour le 1er décembre[1] et d’arrêter ses comptes annuels. Il transmet au Commissaire-Délégué du ressort, avant le 31 mars, les comptes de l’année précédente ainsi qu’un rapport d’activités annuel. Ce rapport annuel comprend :
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- Une justification de la gestion financière pour l’année budgétaire précédente ;
- Un aperçu de l’effectif du personnel ;
- Un inventaire du patrimoine ;
- Le rapport du réviseur d’entreprise ou du receveur attitré ;
- Un rapport sur l’affectation précise de l’intervention de la Communauté française ;
- Un exposé de la politique suivie par le Conseil social dans l’utilisation des subsides sociaux ;
- Les critères d’octroi d’aides financières en faveur des étudiants ;
- La description des services juridiques, d’orientation et des placements aux emplois d’étudiant, rendus dans le cadre de l’utilisation des subsides sociaux ;
- Les collaborations éventuelles avec d’autres hautes écoles ou des institutions universitaires en matière de services sociaux.
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c. A l’occasion de la présentation du projet de budget de l’exercice à venir, le Conseil social est tenu d’être informé, le cas échéant, de l’état des lieux des reports des montants non utilisés au cours des exercices précédents et de l’estimation du report de l’année en cours.
d. Les Conseils sociaux ou l’autorité dont ils dépendent s’ils ne possèdent pas la personnalité juridique sont soumis à la législation sur les marchés publics. Une mise en concurrence selon les procédures prévues dans la Loi est donc exigée pour les achats, le recours à des services externes ou la réalisation de travaux.
- De l’utilisation des subsides sociaux
a. Les aides aux étudiants
Il convient de distinguer deux types d’aides aux étudiants :
- D’une part les aides directes et individualisées qui sont octroyées aux étudiants dans le but de leur permettre de participer aux activités d’enseignement et autres organisées au sein de l’EES. Cette intervention est décidée au cas par cas en faveur des étudiants en difficulté et conformément aux critères d’octroi de l’aide sociale définis par le Conseil social, dans le respect de l’article 37 du décret du 21 février 2019 et de l’article 59 du décret du 20 décembre 2001 précités.
Les dossiers individuels introduits par les étudiants auprès du Conseil social sont traités de manière anonyme. Pour rappel, le Conseil social est tenu de désigner une ou plusieurs personnes de référence chargées de gérer les dossiers introduits et de s’assurer que les dossiers transmis au Conseil social pour décision ne présentent aucune donnée personnelle permettant d’identifier l’étudiant. Cette personne ne peut être membre du Conseil social et est également tenue au secret professionnel.
Exemples : avance de fonds, aides financières directes pour études (repas, loyers, frais de transport en commun, frais médicaux, connexion internet, etc.), avances sur bourses, recours à un service lui permettant de retrouver ses droits auprès d’un organisme public externe, etc.
- D’autre part les aides indirectes ou collectives qui peuvent être octroyées pour des activités dans différents secteurs (culturels, sportifs, etc.) sur la base également de critères préalablement définis par le Conseil social.
Exemples : vaccination, achat de publications pour un prêt à long terme, visites sur le terrain, etc.
Exemples d’autres aides collectives permises: aménagement de lieux autres que les locaux de cours qui permettent aux étudiants de se rencontrer entre eux, de bénéficier d’un relais wifi et de disposer de matériel informatique en libre accès, prêt de matériel informatique ou intervention financière visant à l’achat de matériel informatique, mise en place d’un logement d’urgence, intervention financière collective dans le coût de voyages/activités didactiques ou culturel(le)s, mise à disposition de locaux d’études pendant et en dehors des horaires d’ouverture de l’établissement, mise à disposition gratuite de protections périodiques, mise en place d’un service d’aide psychologique, organisation de manifestations de prévention socio-sanitaires ou à caractère multiculturel ou favorisant l’intégration des étudiants et la solidarité entre eux, mise en place de services d’échanges locaux entre étudiants, achat et maintenance de défibrillateurs.
La définition des critères d’attribution des aides individuelles et les décisions d’octroi des aides collectives doivent faire l’objet d’une délibération du Conseil social. Les critères académiques ne peuvent entrer en ligne de compte dans l’admissibilité et l’admission des étudiants au bénéfice de l’aide octroyé par le Conseil social[2].
b. Les frais de fonctionnement : outre les aides aux étudiants et le fonctionnement du Conseil social, les subsides sociaux peuvent également être utilisés dans le cadre du fonctionnement d’un service social (exemples : engagement de personnel en charge de gérer les dossiers sociaux, financement d’une brochure d’information ou campagne de promotion numérique, etc.), d’un restaurant, de homes estudiantins et d’un service d’orientation ; dans le cadre d’une contribution à la construction, à la modernisation, à l’agrandissement et à l’aménagement des immeubles affectés à ces objets. En cas de mise à disposition par l’établissement ou par le Pouvoir organisateur d’un membre de son personnel à charge du Conseil social, une convention définissant les modalités de mise à disposition sera soumise à l’approbation du Conseil social. Le remboursement du traitement de l’agent concerné se fera au prorata des prestations effectuées pour le compte du Conseil social.
c. La dotation au Conseil des Etudiants (les moyens financiers octroyés se montent à au moins 10 euros par étudiant. Ce montant est indexé selon la formule suivante : Indice des prix à la consommation du mois de janvier de l’année budgétaire concernée/indice des prix à la consommation du mois de janvier 2012) n’est libérée que lorsque le Commissaire-Délégué donne son visa après analyse des comptes et justificatifs de l’exercice comptable précédent.
d. Conformément à la recommandation officielle de la Ministre de l’Enseignement supérieur du 24 octobre 2000, la part consacrée à l’aide sociale individualisée représente au moins 60 % de l’utilisation des subsides sociaux (le calcul des 60% se base sur le budget du Conseil social après déduction éventuelle des salaires des personnel affectés aux dossiers des étudiants, de la dotation du CE et du budget enseignement inclusif), afin de rester dans l’esprit qui a présidé à leur instauration.
e. En vertu de l’article 105, § 4, du décret du 7 novembre 2013, les établissements d’Enseignement supérieur peuvent accorder à certains étudiants, à titre individuel, à charge de leurs subsides sociaux d’autres réductions des droits d’inscription par rapport à celles prévues en faveur des étudiants à revenus modestes visés au § 3 du même article.
f. Les subsides sociaux peuvent être utilisés afin de rémunérer des étudiants jobistes pour des actions relevant des missions et de l’initiative du Conseil social ou pour des prestations générales effectuées par des étudiants bénéficiant d’une aide individuelle du même conseil. La prise en charge de prestations de jobistes effectuées hors de ces conditions précises est exclue.
g. L’affectation de subsides sociaux à l’Enseignement supérieur inclusif est opérée en référence à l’article 31 du décret du 30 janvier 2014 relatif à cet enseignement (un minimum 5% du budget du Conseil social par an ou un minimum de 5% des budgets cumulés du Conseil social des trois dernières années).
h. Un Conseil social peut décider de mettre à disposition d’un ou des Pôle(s) académique(s) dont il fait partie des moyens financiers pour la mise en œuvre d’initiatives visant à rencontrer les missions dévolues aux Conseils sociaux.
i. A l’exception d’investissements qui sont planifiés, lorsque les montants des réserves du Conseil social excèdent deux fois le montant des subsides sociaux alloués lors de l’année budgétaire précédente, la somme excédant ce montant est déduite des prochaines allocations et versée au Fonds d’aide à la mobilité étudiante au sein de l’espace européen.
j. Il conviendrait de ne pas financer avec les subsides sociaux des activités s’écartant par trop de cet esprit et de réserver les subsides sociaux au financement d’activités et de besoins sociaux. Exemples de dépenses non finançables avec des subsides sociaux : prise en charge du paiement d’enseignants dans le cadre de formation de type propédeutique, achat de matériel didactique, participation à des actions n’ayant aucune relation avec le programme d’études (actions Télévie, etc.) etc.
k. L’établissement est tenu de mettre un local gratuitement à disposition du Conseil social.
l. Le Conseil social peut déléguer la gestion urgente des dossiers individuels ou toute autre question prévue par le règlement d’ordre intérieur à un bureau exécutif composé proportionnellement d’une représentation identique au Conseil social. Les décisions du dit bureau doivent être portées à la connaissance pour validation définitive au Conseil social.
Les Commissaires et Délégués auprès des HE et des ESA